Políticas

POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
– COGAS LIMITADA –

Generalidades

La privacidad y seguridad sobre la información de los ciudadanos, trabajadores, clientes y proveedores es muy importante para COGAS LTDA. Por tal razón protegemos la integridad y confidencialidad de los datos personales, acorde con las leyes y regulaciones aplicables a nuestra entidad.

COGAS LTDA., realiza la recopilación de datos personales en desarrollo de su objeto social, toda vez que es la forma de estar en contacto son sus clientes, proveedores y empleados para que fluya la información propia del desarrollo del objeto social, como lo es el suministro de gases medicinales, industriales en la oportunidad y con la frecuencia que sea apropiada en cada caso, articulando toda la cadena productiva de la empresa.

COGAS LTDA., tiene la obligación legal y social de cumplir con las medidas legales y de seguridad suficientes para proteger aquellos datos personales que haya recibido para cumplir con su objeto social.

Términos y definiciones

Para efectos de entendimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es importante tener en cuenta las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; estos datos pueden de varios tipos:

3.1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

3.2. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

3.3. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

3.4. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable y encargado del tratamiento de los datos personales

Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable y encargado del tratamiento de la información es COGAS LTDA., con NIT: 830.080.369, con sede principal en la dirección TRANSVERSAL 39 A No. 20A-55 en la ciudad de Bogotá. Teléfono +57 (601) 2446986 – 2693534.

Recolección de datos personales

COGAS LTDA., en calidad de encargado y responsable del tratamiento de datos, solicitará de los titulares de la información la correspondiente autorización, para ser incorporados en sus bases de datos y que sean necesarios para la adecuada prestación de sus servicios a través de cualquiera de los siguientes medios:

I. Instalaciones de la empresa.
II. Personalmente.
III. A través de Medios Electrónicos (Página Web o correos electrónicos).

Finalidad del tratamiento de datos

Los Datos Personales proporcionados por sus titulares serán utilizados para los siguientes fines:

(i) La realización de todas las actividades inherentes al desarrollo del objeto social.
(ii)La realización de cualquier actividad complementaria necesaria para la prestación de los servicios de la entidad, evaluación de la calidad del servicio, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes y usuarios.

Seguridad de la información de los datos personales

COGAS LTDA., dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus clientes, trabajadores y proveedores. Quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

Los datos personales se almacenarán en base de datos dentro de zonas seguras protegidos mediante dispositivos de hardware y software de seguridad. Sólo personal autorizado puede acceder a él.

La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.

Utilización, transferencia y seguridad los datos personales

COGAS LTDA., se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección entorno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la entidad y sus terceros, el cumplimiento de la presente política.

COGAS LTDA., garantiza el derecho, al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad.

Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.

COGAS LTDA., restringe el acceso a los datos personales de clientes, trabajadores y proveedores. Solamente los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.

En cualquier momento los trabajadores, clientes, y proveedores, podrán solicitarle a COGAS LTDA., como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las base de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la sociedad.

COGAS LTDA., se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.

Deberes y derechos de los titulares de los datos

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, para tal efecto se podrán realizar sus solicitudes a través de la pagina web de la entidad www.cogasltda.com o telefónicamente.

2. Ser informado por COGAS LTDA., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

2.1 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

2.2 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

2.3 Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Vigencia

Esta política de confidencialidad ha sido establecida con fecha 05/06/2017. Cogas Ltda., se reserva el derecho en el futuro de modificar su política de protección de datos de acuerdo a la normatividad interna de la entidad dando cumplimiento a las actualizaciones de carácter legislativo, jurisprudencial o en la práctica empresarial requerida. La modificación o la actualización de la Política de confidencialidad, será informada a los usuarios.